外構職人の頭の中は、常にタスクでいっぱいだ
「今日の現場、あの段取りで大丈夫だったかな」「明日の材料、ちゃんと発注したよな」──現場が終わって家に帰っても、外構職人の頭の中はずっと動いています。
頭の中は、現場が終わってもタスクでいっぱいだ
外構の仕事は、1つの現場だけで完結しません。今日の現場の片づけと写真整理、明日の現場の材料と道具の積み込み、天気予報の確認、来週の現場の図面チェック、車のガソリンの残量……。挙げていくとキリがないくらい、常に複数のタスクが頭の中で並行して動いています。しかもこれを、現場に出ながら、運転しながら、お客様と話しながら並行してこなしているわけです。
社長、現場が終わってから何か考えてるんですか？
ああ。明日の段取りと、今日の現場でひっかかったことを、頭の中で並べ直してる。これが地味にしんどいんだよな。
覚えようとするから、忘れる。忘れるから、機嫌が悪くなる
厄介なのは、これだけタスクを抱えているのに、メモを取らずに「覚えておこう」とする人が多いことです。頭の中だけで管理しようとすると、当然どこかで抜け落ちます。抜け落ちたことに現場で気づくと、焦る。焦ると機嫌が悪くなる。機嫌が悪いまま職人やお客様と接すると、それが態度や言葉に出て、仕事に影響し、最後はクレームにつながる。うちが見てきた限り、この流れはかなりの確率で起きます。
俺も昔は全部頭でやろうとしてた。メモを取ればすぐ忘れて家でゆっくりできるのに、なぜか覚えようと必死になって、結局忘れて自分で自分の機嫌を悪くしてたよ。
「覚えている前提」で組む会社は、どこかで事故る
個人の記憶力に頼った段取りは、その人が忙しくなった瞬間に崩れます。うちでも過去に、口頭で伝えた材料の手配が現場責任者の頭からすっぽり抜けて、朝イチで材料が届かず現場が半日止まったことがありました。原因をたどると、誰かに悪気があったわけではなく、単に「言った・言ってない」を記憶だけで管理していたことに尽きました。材料の発注ミスやロスがどこで起きやすいかは、材料のロスは、どこで出ているか。現場5つの盲点でも書いた通りです。
現場が2つ3つ重なってくると、口頭だけの指示は絶対どこかで抜ける。俺も若い頃、現場を掛け持ちしてるときに材料の発注を1件忘れて、朝から現場で頭を下げたことがあるよ。
メモは「あとで」じゃなく「その場で」書く
対策として、うちが徹底しているのはシンプルです。気になったことは、その場でメモする。現場を出る前、電話を切った直後、材料を見た瞬間。「あとでまとめて書こう」と思った時点で、9割は忘れます。スマホのメモでも、紙の手帳でも道具は何でも構いません。大事なのは「思いついた瞬間に書く」という順番を守ることです。日々の記録の付け方については、日報が続かない現場、続く現場。何を書かせるかで決まるにも詳しく書いています。
うちも以前は、各職人の頭の中とバラバラのメモ帳にタスクが散らばっていて、会社として拾いきれていませんでした。今は現場ごとの日報とタスクを1つの画面にまとめる仕組みに変えていて、個人の記憶力に頼らない体制づくりを進めています。
何でも書けばいいわけではない
ただ、メモの中身を何でもかんでも書き殴ればいいわけでもありません。うちが意識しているのは「時間・数量・相手」が入っているかどうかです。「材料発注しないと」だけでは、いつまでに、何を、誰に頼むのかが翌朝の自分にも伝わりません。「明日の朝8時までに、山口さんへブロックを10枚追加発注」まで書いて、初めてメモの役目を果たします。曖昧なメモは、書いた気になっているだけで、結局思い出す手間が減っていないことが多いです。
現場の数字について
その現場、いくら残ったか言えますか。
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タスクを個人の頭から出せる会社が、結局強い
タスクを頭の中に溜め込むのをやめると、単純に事故やクレームが減ります。それだけなく、頭の中が空くぶん、次の現場のことや、お客様にもう一歩踏み込んだ提案を考える余裕も生まれます。Todoリストを作ることは几帳面な人のための工夫ではなく、外構という掛け持ちの多い仕事をする全員に必要な仕組みだと、うちは考えています。忙しい人ほど、メモを取る1分を惜しまないことです。
俺なんか昔は頭より先に忘れ物をしてたからな。メモを取るようになってから、忘れ物ランキング1位から陥落したわ。
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